I. Pendahuluan

Administrasi kependudukan di Indonesia merupakan hal yang sangat berperan dalam pembangunan, dimana dari sistem administrasi penduduk tersebut dapat diketahui tentang data-data penduduk dan informasi yang sesuai dengan keadaan penduduk dan tentang kondisi daerah tempat tinggal penduduk Negara Kesatuan Republik Indonesia berdasarkan Pancasila dan UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Negara pada hakikatnya berkewajiban untuk memberikan perlindungan dan pengakuan terhadap penentuan status pribadi dan status hukum setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialami oleh penduduk yang berada di dalam atau di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Setiap masyarakat, membutuhkan pelayanan administrasi kependudukan untuk mendapatkan legalitas keberadaan mereka di dalam sebuah negara dan mendapatkan status hukum. Status hukum diberikan untuk memberikan jaminan kepada penduduk agar memperoleh keadilan. Keadilan merupakan tujuan dari usaha penegakan hukum.

Tiga unsur dalam menegakkan hukum dan keadilan adalah :

1) Diperlukan adanya 2 peraturan hukum yang sesuai dengan aspirasi masyarakat, 2) Adanya aparat penegak hukum yang profesional dan bermental tangguh atau memiliki integritas moral yang terpuji, 3) Adanya kesadaran hukum masyarakat yang memungkinkan dilaksanakannya penegakan hukum. Didalam Undang-Undang 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, administrasi Kependudukan ini memuat pengaturan dan pembentukan sistem yang mencerminkan adanya reformasi di bidang Administrasi Kependudukan.

Dalam Administrasi kependudukan memuat tentang peristiwa kependudukan dan peristiwa penting, yang dimaksud peristiwa kependudukan antara lain perubahan alamat, pindah datang untuk menetap, tinggal terbatas, serta perubaan status orang asing tinggal terbatas menjadi tinggal tetap. 

Sedangkan peristiwa penting antara lain kelahiran, lahir mati, kematian, perkawinan, dan perceraian, termasuk pengangkatan, pengakuan, dan pengesahan anak, serta perubahan status kewarganegaraan, ganti nama dan peristiwa penting lainnya yang dialami oleh seseorang merupakan kejadian yang harus dilaporkan karena membawa implikasi perubahan data identitas atau surat keterangan kependudukan. Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan bertujuan untuk:

1. Memberikan keabsahan identitas dan kepastian hukum atas dokumen Penduduk untuk setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialami oleh Penduduk.

2. Memberikan perlindungan status hak sipil Penduduk.

3. Menyediakan data dan informasi kependudukan secara nasional mengenai Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil pada berbagai tingkatan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan pembangunan pada umumnya.

4. Mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan secara nasional dan terpadu.

5. Menyediakan data Penduduk yang menjadi rujukan dasar bagi sektor terkait dalam penyelenggaraan setiap kegiatan pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan. Untuk menjawab berbagai permasalah seputar penyelenggaraan Administrasi Kependudukan agar menjadi efektif dan efisien serta dekat dengan masyarakat, perlu ada terobosan dalam pelayanan publik tersebut agar menjadi lebih baik lagi. Selanjutnya, pengelolaan kependudukan yang optimal akan memberikan manfaat yang sangat besar bagi kemajuan suatu daerah, dan memberikan dampak yang sangat buruk apabila tidak dikelola dengan baik. 

Seiring dengan berjalannya kebijakan otonomi daerah, aparat birokrasi pemerintahan di daerah dapat mengelola dan menyelenggarakan pelayanan publik yang lebih peduli dengan kebutuhan masyarakat daerahnya. Terdapat konsep yang mendasar dalam hal mengelola urusan yang mengatur pemerintah lokal ini yakni adanya prakarsa sendiri berdasarkan pada aspirasi masyarakat daerah tersebut. Otonomi daerah bermakna kemauan masyarakat lokal untuk memecahkan berbagai macam masalah masyarakat setempat demi mencapai kesejahteraan mereka.

Namun pada kenyataannya penyelenggaraan pelayanan publik yang dilakukan oleh pemerintah masih dihadapkan pada pelayanan yang belum efektif dan efisien serta kualitas sumber daya manusia yang belum memadai. Hal ini terlihat dari masih banyaknya pengaduan dari masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung, seperti melalui media massa yang menuntut peningkatan kualitas pelayanan publik. Peningkatan kualitas pelayanan publik adalah salah satu isu yang sangat penting.

Hal ini terjadi karena disatu sisi tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan semakin besar sementara praktek penyelenggara pelayanan tidak mengalami perubahan yang berarti. Masyarakat setiap waktu menuntut pelayanan publik yang berkualitas, meskipun tuntutan tersebut sering tidak sesuai dengan harapan karena pelayanan publik yang terjadi selama ini masih berbelit-belit, lambat, mahal, dan melelahkan. Masalah pelayanan publik yang sering ditemui di Kecamatan Leuwiliang adalah saat masyarakat ingin membuat produk dari administrasi kependudukan. Kurangnya informasi yang diterima masyarakat terkait persyaratan dokumen yang harus dibawa dan dilengkapi sehingga karena ketidaklengkapan dokumen persyaratan adminduk tersebut, yang bersangkutan terpaksa harus kembali lagi di hari berikutnya. Padahal jarak tempuh dari rumah ke Kantor Kecamatan 

Leuwiliang cukup jauh dan memakan biaya serta waktu yang tidak sedikit. Akhirnya karena alasan tersebut, timbul rasa malas dari sebagian masyarakat untuk memenuhi kewajiban administrasi kependudukan karena dianggap memakan waktu panjang dan berbelit-belit. Hasil penelusuran lapangan terhadap masyarakat yang berkunjung ke Kantor Kecamatan Leuwiliang diperoleh informasi masih banyaknya masyarakat yang belum membawa persyaratan lengkap dalam membuat Kartu Keluarga (KK) maupun Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP). Masyarakat mengeluhkan kurangnya informasi dari petugas Kecamatan Leuwiliang terkait persyaratan dokumen adminduk tersebut.

Secara tidak langsung masalah tersebut akan menghambat proses pembuatan KK maupun KTP Elektronik sehingga akan berpengaruh pada waktu kepengurusan yang lebih lama. Kondisi tersebut akan berdampak pada kepuasan pelayanan yang diterima oleh masyarakat. Tindak lanjut dari permasalahan tersebut, Kecamatan Leuwiliang membuat inovasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk menyampaikan informasi terkait administrasi kependudukan dengan cepat dan akurat, sehingga akan meningkatkan kinerja pelayanan publik. Inovasi ini menggunakan aplikasi Whatsapp sebagai media komunikasi dan informasi kepada masyarakat yang diberi nama CEK BAE WA (Cek Berkas Lewat Whatsapps).

Harapan kami dengan telah tersedianya CEK BAE WA ini dapat benarbenar membantu memudahkan masyarakat dalam mendapatkan informasi yang benar tentang prosedur, tata cara dan persyaratan dalam mengurus adminduk. Penyusunan inovasi ini merupakan bentuk tindak lanjut dari amanat UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Berdasar UU tersebut diatur bahwa setiap badan publik harus dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan masyarakat. Informasi yang diberikan harus jelas dan mudah diakses oleh masyarakat sehingga masyarakat tidak perlu lagi datang dan pergi 

berulangkali untuk menanyakan berbagai bersyaratan yang harus dipenuhi, akhirnya kesalahan berkas yang selama ini masih sering terjadi bisa diminimalisir.

III. Tujuan dan Manfaat

A. Tujuan Tujuan dibuatnya inovasi Cek Bae Wa adalah memberikan kemudahan kepada masyarakat untuk memperoleh informasi yang terkait dengan dokumen kependudukan. Dengan mengakses Cek Bae Wa, masyarakat bisa segera memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan cepat tanpa harus datang langsung ke Kantor Kecamatan Leuwiliang.

B. Manfaat

1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan adminduk

2. Meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik

3. Meningkatkan cakupan adminduk sehingga masyarakat tertib adminduk

4. Meningkatkan kredibilitas pelayanan publik di Kecamatan Leuwiliang

5. Meningkatkan pengetahuan masyarakt terkait persyaratan kepengurusan adminduk

IV. Sasaran

Seluruh masyarakat di wilayah Kecamatan Leuwiliang

V. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;

6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah;

7. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 25/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah;

8. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 26/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik;

9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER 05/M.PAN/04/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi Instansi Pemerintah;

10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan. 11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor Per/05/M. PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi Intansi Pmrintah.

VI. Kegiatan Pokok Dan Rincian Kegiatan

A. Kegiatan Pokok Penyediaan informasi terkait prosedur, tata cara dan persyaratan dalam pelayanan adminduk di Kecamatan Leuwiliang melalui pemanfaatan media whatsapp demi terwujudnya pelayanan publik yang efektif dan efisien.

B. Rincian Kegiatan

1. Sosialisasi program inovasi CEK BAE WA kepada stakeholder terkait dan masyarakat

2. Melaksanakan bimbingan teknis dan pelatihan kepada stakeholder terkait

3. Implementasi kegiatan penyediaan informasi mellaui CEK BAE WA 4. Publikasi dan promosi 5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi

VII. Cara Melaksanakan Kegiatan

A. Persiapan Kegiatan diawali dengan penjaringan masalah di lapangan dan dilanjutkan dengan penyusunan tim pengelola inovasi. Tahap berikutnya adalah perumusan dan penjaringan ide terkait inovasi dan penyusunan aplikasi Cek Bae Wa. Setelah inovasi dimaksud dinyatakan siap diimplementasikan, maka dilakukan sosialisasi dan pelatihan penggunaan CEK BAE WA kepada stake older terkait untuk selanjutnya diseberluaskan kepada seluruh masyarakat.

B. Implementasi

1. Warga yang membutuhkan informasi terkait persyaratan adminduk dapat membuka link CEK BAE WA di https://kecamatanleuwiliang.bogorkab.go.id/

2. Pilih menu CEK BAE WA

3. Klik ONLINE SISTEM

4. Lalu Klik link yang tercantum dihalaman tersebut

5. Sistem akan menjawab otomatis dengan kata : TERIMAKASIH SUDAH MENGGUNAKAN LAYANAN CEK BAE WA.SALAM SEHAT UNTUK KITA SEMUA.SILAHKAN ISI FORMAT PERMOHONAN

“ 6. Lalu kirimkan data yang akan dibuat contoh:

7. KTP ( NOMOR NIK ) PENGAJUAN BARU/RUSAK/HILANG –

8. Maka sistem akan membalas silahkan ambil keterangan KTP sementara dengan jadwal yang sudah ditentukan,

9. Admin CEK BAE WA akan memberikan layanan administrasi setiap hari kerja dengan jam oprasional dari 7.30 s.d 15.00 WIB 

C. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan indikator jumlah pengguna aplikasi Cek Bae Wa dan tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan adminduk di Kecamatan Leuwiliang

                           

IX. Evaluasi Pelaksanaan

Kegiatan dan Pelaporan Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilaporkan setelah 1 bulan inovasi berjalan melalui penilaian kepuasan masyarakat terhadap pelayanan adminduk di Kantor Kecamatan Leuwiliang