I. Pendahuluan
Administrasi kependudukan di Indonesia merupakan hal yang sangat
berperan dalam pembangunan, dimana dari sistem administrasi penduduk
tersebut dapat diketahui tentang data-data penduduk dan informasi yang sesuai
dengan keadaan penduduk dan tentang kondisi daerah tempat tinggal penduduk
Negara Kesatuan Republik Indonesia berdasarkan Pancasila dan UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Negara pada hakikatnya berkewajiban untuk memberikan perlindungan
dan pengakuan terhadap penentuan status pribadi dan status hukum setiap
Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialami oleh penduduk
yang berada di dalam atau di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Setiap masyarakat, membutuhkan pelayanan administrasi kependudukan
untuk mendapatkan legalitas keberadaan mereka di dalam sebuah negara dan
mendapatkan status hukum. Status hukum diberikan untuk memberikan
jaminan kepada penduduk agar memperoleh keadilan. Keadilan merupakan
tujuan dari usaha penegakan hukum.
Tiga unsur dalam menegakkan hukum dan keadilan adalah :
1) Diperlukan
adanya 2 peraturan hukum yang sesuai dengan aspirasi masyarakat, 2) Adanya
aparat penegak hukum yang profesional dan bermental tangguh atau memiliki
integritas moral yang terpuji, 3) Adanya kesadaran hukum masyarakat yang
memungkinkan dilaksanakannya penegakan hukum. Didalam Undang-Undang
23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, administrasi
Kependudukan ini memuat pengaturan dan pembentukan sistem yang
mencerminkan adanya reformasi di bidang Administrasi Kependudukan.
Dalam Administrasi kependudukan memuat tentang peristiwa
kependudukan dan peristiwa penting, yang dimaksud peristiwa kependudukan
antara lain perubahan alamat, pindah datang untuk menetap, tinggal terbatas,
serta perubaan status orang asing tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
Sedangkan peristiwa penting antara lain kelahiran, lahir mati, kematian,
perkawinan, dan perceraian, termasuk pengangkatan, pengakuan, dan
pengesahan anak, serta perubahan status kewarganegaraan, ganti nama dan
peristiwa penting lainnya yang dialami oleh seseorang merupakan kejadian yang
harus dilaporkan karena membawa implikasi perubahan data identitas atau surat
keterangan kependudukan. Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan
bertujuan untuk:
1. Memberikan keabsahan identitas dan kepastian hukum atas dokumen
Penduduk untuk setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang
dialami oleh Penduduk.
2. Memberikan perlindungan status hak sipil Penduduk.
3. Menyediakan data dan informasi kependudukan secara nasional mengenai
Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil pada berbagai tingkatan secara
akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi
perumusan kebijakan dan pembangunan pada umumnya.
4. Mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan secara nasional dan
terpadu.
5. Menyediakan data Penduduk yang menjadi rujukan dasar bagi sektor terkait
dalam penyelenggaraan setiap kegiatan pemerintahan, pembangunan, dan
kemasyarakatan.
Untuk menjawab berbagai permasalah seputar penyelenggaraan
Administrasi Kependudukan agar menjadi efektif dan efisien serta dekat dengan
masyarakat, perlu ada terobosan dalam pelayanan publik tersebut agar menjadi
lebih baik lagi. Selanjutnya, pengelolaan kependudukan yang optimal akan
memberikan manfaat yang sangat besar bagi kemajuan suatu daerah, dan
memberikan dampak yang sangat buruk apabila tidak dikelola dengan baik.
II. Latar Belakang
Seiring dengan berjalannya kebijakan otonomi daerah, aparat birokrasi
pemerintahan di daerah dapat mengelola dan menyelenggarakan pelayanan
publik yang lebih peduli dengan kebutuhan masyarakat daerahnya. Terdapat
konsep yang mendasar dalam hal mengelola urusan yang mengatur pemerintah
lokal ini yakni adanya prakarsa sendiri berdasarkan pada aspirasi masyarakat
daerah tersebut. Otonomi daerah bermakna kemauan masyarakat lokal untuk
memecahkan berbagai macam masalah masyarakat setempat demi mencapai
kesejahteraan mereka.
Namun pada kenyataannya penyelenggaraan pelayanan publik yang
dilakukan oleh pemerintah masih dihadapkan pada pelayanan yang belum
efektif dan efisien serta kualitas sumber daya manusia yang belum memadai. Hal
ini terlihat dari masih banyaknya pengaduan dari masyarakat baik secara
langsung maupun tidak langsung, seperti melalui media massa yang menuntut
peningkatan kualitas pelayanan publik.
Peningkatan kualitas pelayanan publik adalah salah satu isu yang sangat
penting.
Hal ini terjadi karena disatu sisi tuntutan masyarakat terhadap kualitas
pelayanan semakin besar sementara praktek penyelenggara pelayanan tidak
mengalami perubahan yang berarti. Masyarakat setiap waktu menuntut
pelayanan publik yang berkualitas, meskipun tuntutan tersebut sering tidak
sesuai dengan harapan karena pelayanan publik yang terjadi selama ini masih
berbelit-belit, lambat, mahal, dan melelahkan.
Masalah pelayanan publik yang sering ditemui di Kecamatan Leuwiliang
adalah saat masyarakat ingin membuat produk dari administrasi kependudukan.
Kurangnya informasi yang diterima masyarakat terkait persyaratan dokumen
yang harus dibawa dan dilengkapi sehingga karena ketidaklengkapan dokumen
persyaratan adminduk tersebut, yang bersangkutan terpaksa harus kembali lagi
di hari berikutnya. Padahal jarak tempuh dari rumah ke Kantor Kecamatan
Leuwiliang cukup jauh dan memakan biaya serta waktu yang tidak sedikit.
Akhirnya karena alasan tersebut, timbul rasa malas dari sebagian masyarakat
untuk memenuhi kewajiban administrasi kependudukan karena dianggap
memakan waktu panjang dan berbelit-belit.
Hasil penelusuran lapangan terhadap masyarakat yang berkunjung ke
Kantor Kecamatan Leuwiliang diperoleh informasi masih banyaknya masyarakat
yang belum membawa persyaratan lengkap dalam membuat Kartu Keluarga (KK)
maupun Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP). Masyarakat mengeluhkan
kurangnya informasi dari petugas Kecamatan Leuwiliang terkait persyaratan
dokumen adminduk tersebut.
Secara tidak langsung masalah tersebut akan
menghambat proses pembuatan KK maupun KTP Elektronik sehingga akan
berpengaruh pada waktu kepengurusan yang lebih lama. Kondisi tersebut akan
berdampak pada kepuasan pelayanan yang diterima oleh masyarakat.
Tindak lanjut dari permasalahan tersebut, Kecamatan Leuwiliang
membuat inovasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
untuk menyampaikan informasi terkait administrasi kependudukan dengan
cepat dan akurat, sehingga akan meningkatkan kinerja pelayanan publik. Inovasi
ini menggunakan aplikasi Whatsapp sebagai media komunikasi dan informasi
kepada masyarakat yang diberi nama CEK BAE WA (Cek Berkas Lewat
Whatsapps).
Harapan kami dengan telah tersedianya CEK BAE WA ini dapat benarbenar membantu memudahkan masyarakat dalam mendapatkan informasi yang
benar tentang prosedur, tata cara dan persyaratan dalam mengurus adminduk.
Penyusunan inovasi ini merupakan bentuk tindak lanjut dari amanat UU Nomor
14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Berdasar UU tersebut
diatur bahwa setiap badan publik harus dapat menyediakan informasi yang
dibutuhkan masyarakat. Informasi yang diberikan harus jelas dan mudah diakses
oleh masyarakat sehingga masyarakat tidak perlu lagi datang dan pergi
berulangkali untuk menanyakan berbagai bersyaratan yang harus dipenuhi,
akhirnya kesalahan berkas yang selama ini masih sering terjadi bisa
diminimalisir.
III. Tujuan dan Manfaat
A. Tujuan
Tujuan dibuatnya inovasi Cek Bae Wa adalah memberikan kemudahan
kepada masyarakat untuk memperoleh informasi yang terkait dengan
dokumen kependudukan. Dengan mengakses Cek Bae Wa, masyarakat bisa
segera memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan cepat tanpa harus
datang langsung ke Kantor Kecamatan Leuwiliang.
B. Manfaat
1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan adminduk
2. Meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik
3. Meningkatkan cakupan adminduk sehingga masyarakat tertib adminduk
4. Meningkatkan kredibilitas pelayanan publik di Kecamatan Leuwiliang
5. Meningkatkan pengetahuan masyarakt terkait persyaratan
kepengurusan adminduk
IV. Sasaran
Seluruh masyarakat di wilayah Kecamatan Leuwiliang
V. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun
2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004
tentang Pemerintahan Daerah;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan
dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan
Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat
Daerah;
7. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
25/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Penyusunan Indeks Kepuasan
Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah;
8. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
26/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Petunjuk Teknis Transparansi dan
Akuntabilitas dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER
05/M.PAN/04/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan
Masyarakat Bagi Instansi Pemerintah;
10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan,
Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan.
11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor Per/05/M. PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum
Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi Intansi Pmrintah.
VI. Kegiatan Pokok Dan Rincian Kegiatan
A. Kegiatan Pokok
Penyediaan informasi terkait prosedur, tata cara dan persyaratan dalam
pelayanan adminduk di Kecamatan Leuwiliang melalui pemanfaatan media
whatsapp demi terwujudnya pelayanan publik yang efektif dan efisien.
B. Rincian Kegiatan
1. Sosialisasi program inovasi CEK BAE WA kepada stakeholder terkait dan
masyarakat
2. Melaksanakan bimbingan teknis dan pelatihan kepada stakeholder terkait
3. Implementasi kegiatan penyediaan informasi mellaui CEK BAE WA
4. Publikasi dan promosi
5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi
VII. Cara Melaksanakan Kegiatan
A. Persiapan
Kegiatan diawali dengan penjaringan masalah di lapangan dan dilanjutkan
dengan penyusunan tim pengelola inovasi. Tahap berikutnya adalah
perumusan dan penjaringan ide terkait inovasi dan penyusunan aplikasi Cek
Bae Wa. Setelah inovasi dimaksud dinyatakan siap diimplementasikan, maka
dilakukan sosialisasi dan pelatihan penggunaan CEK BAE WA kepada stake
older terkait untuk selanjutnya diseberluaskan kepada seluruh masyarakat.
B. Implementasi
1. Warga yang membutuhkan informasi terkait persyaratan adminduk
dapat membuka link CEK BAE WA di
https://kecamatanleuwiliang.bogorkab.go.id/
2. Pilih menu CEK BAE WA
3. Klik ONLINE SISTEM
4. Lalu Klik link yang tercantum dihalaman tersebut
5. Sistem akan menjawab otomatis dengan kata : TERIMAKASIH SUDAH
MENGGUNAKAN LAYANAN CEK BAE WA.SALAM SEHAT UNTUK KITA
SEMUA.SILAHKAN ISI FORMAT PERMOHONAN
“
6. Lalu kirimkan data yang akan dibuat contoh:
7. KTP ( NOMOR NIK ) PENGAJUAN BARU/RUSAK/HILANG –
8. Maka sistem akan membalas silahkan ambil keterangan KTP sementara
dengan jadwal yang sudah ditentukan,
9. Admin CEK BAE WA akan memberikan layanan administrasi setiap hari
kerja dengan jam oprasional dari 7.30 s.d 15.00 WIB
C. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan indikator jumlah pengguna
aplikasi Cek Bae Wa dan tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan
adminduk di Kecamatan Leuwiliang
IX. Evaluasi Pelaksanaan
Kegiatan dan Pelaporan
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilaporkan setelah 1 bulan inovasi berjalan
melalui penilaian kepuasan masyarakat terhadap pelayanan adminduk di Kantor
Kecamatan Leuwiliang
